Facturación Electrónica Directa

Cómo lo hacemos

La Integración No Invasiva es una tecnología innovadora desarrollada por Creativos Digitales, que permite integrar sistemas informáticos (cómo los involucrados en la factura electrónica), aún si no cuentan con interfaces compatibles entre ambos, de modo que su empresa no tenga que invertir tiempo y dinero en hacer modificaciones para conectarlos, ni escribir programas adicionales que los adapten.

Haciendo uso de esta innovación, hemos creado una solución de facturación electrónica integrada directamente con la DIAN, que se adapta a cualquier sistema existente, sin importar la tecnología con que haya sido desarrollado.

Tres grandes ventajas

Menor costo

No tiene que pagar mensualmente por cada factura enviada. Solo paga la implementación por primera vez, independientemente del número de facturas que envíe.

Mayor agilidad

Toda la implementación la realiza un solo ingeniero que está dedicado a su empresa, sin requerir el desarrollo previo de interfaces con el sistema actual, y evitando el proceso burocrático que los proveedores tecnológicos imponen para poder atender a sus clientes.

Mayor flexibilidad

Nuestra implementación se adapta al modelo de negocio de su organización y no al contrario. Usted define la apariencia de los documentos y su contenido de acuerdo con las necesidades de su proceso de facturación, en lugar de tenerse que adaptar a formatos pre-establecidos.

Componentes de la Integración

La integración con el servicio de facturación electrónica de la DIAN es un proceso complejo, no solo por los requerimientos técnicos de esta, sino por la complejidad e importancia del proceso de facturación al interior de las empresas.

Nuestra estrategia para abordar la complejidad de la facturación electrónica, es dividir el proyecto en componentes individuales, cada uno de los cuales es bien definido, manejable y alcanzable.

Adicionalmente, cada componente puede desarrollarse usando una alternativa diferente, de acuerdo con las condiciones actuales de la organización, de modo que el cliente elija la que más se acomoda a su realidad actual. A continuación, presentamos una descripción de cada componente y dentro de cada uno, los caminos alternativos que ofrecemos al cliente para su implementación:

1. Extracción de datos de los Sistemas Actuales

El objetivo de este componente es poder obtener los datos que se enviarán en la factura electrónica y su representación gráfica, a partir de los sistemas actuales del cliente. Para esta extracción de datos, disponemos de cuatro alternativas diferentes según las características de los sistemas del cliente:

• Archivos Planos

Si el sistema ofrece actualmente una opción para exportar un archivo de texto plano con todos los datos requeridos en los documentos electrónicos (factura, nota débito y nota crédito), o si el personal de la empresa está en capacidad de desarrollarlo, nuestro proceso de integración puede usar este archivo como punto de partida.

• Conexión a la Base de Datos

Cuando el sistema de facturación está desarrollado sobre una base de datos relacional, y están disponibles los datos de acceso a ella, y el conocimiento de su estructura, esta es la opción preferida para obtener los datos de origen para el proceso de facturación electrónica.

• Servicios Web

Cuando el sistema de facturación ya tiene una interfaz tiene web service que exponga todos los datos requeridos en los documentos electrónicos, o existe la posibilidad de desarrollarla por parte de la empresa, pueden usarse estos como punto de partida de la integración.

• Captura de impresión

En el caso de que no esté disponible ninguna de las tres alternativas anteriores, o no ofrezcan en su totalidad los datos requeridos, nuestra tecnología de Integración No Invasiva puede usarse para tomarlos desde la salida a impresora o documento PDF que normalmente tienen los sistemas, y que generalmente contienen todos los datos necesarios en los documentos electrónicos. En este caso se lleva a cabo un proceso previo de adaptación a los formatos de impresión y pruebas automáticas para asegurar que los datos obtenidos sean correctos.

2. Generación del formato XML-DIAN

Una vez obtenidos los datos que se enviarán en la factura electrónica, el siguiente paso es representarlos usando el formato XML exigido por la DIAN y validar el resultado obtenido usando las herramientas que la misma DIAN entrega para validar estos documentos.
Durante este proceso se realizan pruebas automáticas con datos de un periodo de facturación, para verificar que el 100% de los documentos emitidos en el periodo, incluyendo facturas y notas, cumplan con las exigencias de la norma.

3. Envío al Web Service de la DIAN

Luego de que se esté obteniendo exitosamente el formato XML-DIAN, se puede proceder a enviar los documentos al ambiente de habilitación de facturación electrónica, para cumplir las pruebas técnicas que exige la norma, y que exige que se supere un total de mínimo 100 facturas enviadas exitosamente al ambiente de habilitación, para que el software pueda ser aprobado por la DIAN como apto para facturar electrónicamente.

4. Representación gráfica de los documentos electrónicos

Adicionalmente a la factura electrónica, las empresas deberán seguir entregando copias de sus facturas y notas en medios alternativos, que pueden incluir el papel o copias en PDF por correo electrónico.

Para el desarrollo de este componente ofrecemos dos alternativas a nuestros clientes:

• Adaptación de los Formatos de Impresión Actuales

Para no tener que desarrollar desde cero nuevos formatos de impresión de los documentos, una alternativa es adicionar a los formatos actuales el código QR y el identificador CUFE exigido por la norma.
El único requisito es que los formatos actuales se guarden en una carpeta en archivos separados en formato PDF, HTML o TXT.

Nuestra herramienta de Integración No Invasiva puede tomar estos archivos y crear copias de ellos, agregándoles el QR y el CUFE de las facturas y notas electrónicas.

• Creación de nuevos formatos de Representación Gráfica

Si el cliente lo desea, podemos desarrollar nuevos formatos de impresión para los documentos electrónicos con una imagen profesional y que puede ser adaptado y modificado cuantas veces desee por el mismo personal de la empresa usando una herramienta gratuita de diseño.
Estos nuevos formatos de documento se generan en formato PDF y opcionalmente firmados digitalmente, para que pueda ser luego usados en sistemas de gestión documental y enviados a los adquirientes.

5. Envío a los adquirientes

Una vez obtenidas las representaciones gráficas con los requerimientos de la DIAN, estas deben ser enviadas a sus adquirientes, bien sea por correo electrónico, impresas, o publicadas en un sitio web donde puedan ser descargadas por los adquirientes.

Para este componente, nuestros clientes cuentan con tres alternativas:

• Envío mediante sistemas existentes

En esta alternativa, nuestra herramienta simplemente deja cada documento electrónico en XML, con su respectiva representación gráfica en una carpeta designada por el cliente, bien sea usando un estándar de nombres, o mediante un archivo de índice, para que otro sistema que posea el cliente (como un sistema de gestión documental o de envío masivo de correos) los tome y se encargue de hacer el envío a los adquirientes. En este escenario, el cliente debe informarnos el estándar de nombres o el formato del archivo de índice que desea usar.

• Envío por correo electrónico

Alternativamente, nuestra herramienta de integración puede hacer el envío los documentos vía correo electrónico, ya sea mediante los servidores de correo del cliente, o mediante servicios comerciales de mailing. Para ello el cliente tendría a su disposición un formato de cuerpo del correo electrónico que puede personalizar para el envío.
En este escenario, la vía para las aceptaciones o rechazos de las facturas será disponer de una dirección de correo electrónico donde los adquirientes puedan escribir para aceptar o rechazar los documentos electrónicos.

• Portal de auto servicio

Si el cliente lo desea, podemos desarrollar un portal Web personalizado para la empresa, donde se publiquen los documentos electrónicos y el adquiriente pueda descargarlos, aceptarlos o rechazarlos desde allí.
El acceso a este portal se haría por contraseñas de un solo uso (OTP One Time Password) que se generarán a partir de los datos registrados en las facturas electrónicas, a fin de facilitar el acceso a los adquirientes y no exigirles recordar otro usuario y contraseña más.

6. Facturación de Contingencia

Si la empresa tiene un proceso de facturación que requiere de alta disponibilidad y que no puede interrumpirse en caso de fallas en los servicios de la DIAN, podemos desarrollar un método alternativo para generar las facturas en contingencia, y luego retransmitirlas cuando cese la falla técnica en la DIAN.

7. Balanceo de Carga

Debido a la complejidad del proceso de generación, transmisión, validación y distribución de la factura electrónica, se requiere una configuración especial de procesamiento paralelo cuando los volúmenes superan las 1000 facturas al día. Esta configuración consta de varios servidores virtuales que ejecutan por aparte cada uno de los pasos para la generación de la factura, y un servidor central que coordina el trabajo.

El número de servidores virtuales a implementar depende del volumen de facturas y una serie de pruebas de carga que se realizan antes de la salida a producción.